Mode d’emploi

Mécanique du site

Le site fonctionne à partir du CMS wordPress (Content Manager System / Système de gestion de contenu). C’est le CMS le plus utilisé au monde, il est libre de droit et open source. Il bénéficie d’une immense communauté.

Les fonctionnalités de wordPress sont étendues avec des plugin. Se sont des programmes additionnels qui se greffent sur wordPress.

Liste des plugins utilisés :

  • Ultimate Member (UM): annuaire, profils, rôles,…
  • Paid Membership Pro (PMPRO): Cotisations et paiement
  • DeliPress : formulaire d’inscription newsletter, rédaction newsletter

Dévelopement :

Code Snippets : gestion des fonctions php (à la place du fichier functions.php)


Les Rôles

Les rôles attribués aux utilisateurs (membres et administrateurs du site) définissent les droits sur les fonctionnalités du site.

Il existe des rôles relevant de :

  1. wordpress
  2. du plugin paidMembershipPro
  3. du plugin Ultimate Member.

wordPress  / trois rôles:

  • Administrateur :
  •  Editeur :
  • Abonné : rôle temporaire reçu par l’utilisateur quand il a créé un compte après avoir payé sa cotisation en ligne.

NB : Les rôles wordPress sont indépendants des rôles UM et PMPRO

Ultimate Member / trois rôles:

1 – Adhérent :

  • gestion manuelle
  • apparaît dans l’annuaire
  • le compte est accessible

2 – Adhérent suspendu :

  • gestion manuelle
  • apparaît dans l’annuaire
  • le compte est  accessible mais n’est plus modifiable

La suspension de l’accès au compte n’est pas automatiquement effectuée quand l’adhésion expire, il faut changer manuellement son rôle à Adhérent suspendu.

Une fois l’adhésion à jour,  l’accès au compte n’est pas réactivé automatiquement, il faut mettre à jour son rôle à Adhérent.
NB : L’asso est alertée du paiement, mais ne sera pas alertée de la situation particulière de l’adhérent suspendu qui se met à jour de cotisation.
L’adhérent devra se manifester auprès de l’asso pour demander l’activation de son compte. Ou bien l’asso vérifie à chaque paiement reçu que l’adhérent n’était pas suspendu.

3 – Adhérent annulé :

  • Gestion manuelle
  • Ce statut n’affiche plus l’adhérent dans l’annuaire

 

PaidMemberShipPro / deux rôles :

1 – Aucun (niveau d’adhésion) : 

  • Permet d’exclure l’adhérant de la liste des relances pour défaut de paiement

2 – Tous les niveaux d’adhésion disponibles 

Appliquer / modifier un rôle

Pour appliquer un rôle à un utilisateur, il faut modifier le compte utilisateur :

  • Rôles wordPress :
    c’est le premier rôle qui apparaît dans l’ordre d’affichage. Choisir Adhérent ou Adhérant  suspendu ou Adhérent Annulé.
    Seuls les administrateurs du site auront un rôle d’éditeur ou d’Administrateur.
  • Rôles PMPRO (niveau d’adhésion) :
    Pour les adhérents  qui ont créé leur compte en ligne (CB, chèque et espèce???), il n’y a rien à faire, le type de cotisation sera sélectionné automatiquement (membre actif, ami,…).
    Pour les comptes créés manuellement à l’occasion de la migration du site, il faut choisir le niveau d’adhésion adéquate.
    Pour annuler l’adhésion d’un membre, choisir Aucun
  • Rôles UM :
    Adhérent
    Adhérent suspendu
    Adhérent Annulé
  • Enregistrer les modifications.

Cotisation d’adhésion

Chaque niveau d’adhésion (actif, associé,…) expire au 31 décembre de l’année en cours.
La date d’expiration de chaque niveau d’adhésion se modifie toute seule (Y-12-31).

Cocher expire

Indiquer n’importe quelle valeur / expire en xx / jour – semaine – année

Paramètres de contenu : Décocher toutes les cases catégories (sinon l’utilisateur doit être connecté pour consulter les actualités)

A partir du 1er janvier de chaque année,  l’asso envoie une campagne d’email aux adhérents pour informer que la nouvelle cotisation (2019) est disponible sur le site RDC.
Envers les adhérents expirés, l’asso dispose donc d’un an pour relancer de deux manières :
1 – Relance aveugle
Régulièrement, à l’occasion de la newsletter, l’asso ajoute un message concernant l’importance du paiement des cotisations, remercie tous ceux qui se sont déjà  acquittés et invite les autres à le faire.
2 – Relance ciblée
Suppose que soient distingués les adhérents expirés et les annulés
Créer la liste des mails des adhérents expirés à partir de l’admin (Adhésions –> liste des membres –> Membres expirés –> Export CSV –> Import MailChimp –> Création et envoi du message / DeliPress
NB : Une fois l’année écoulée, il n’est plus possible pour l’adhérent de régulariser sa situation via la rubrique Adhérer du site. Possibilité individuelle et manuelle, à condition d’avoir exporté la liste des expirés avant le 1er janvier et que soient distingués les adhérents expirés et les annulés.


Créer un compte Adhérent

Nouvel Adhérent

Le nouvel adhérent se créé un compte lui même en 3 étapes.

Etape 1
Dans la rubrique Adhérer,  il choisit son niveau d’adhésion, complète les informations minimales requises :

  • identifiant (ne peut plus être modifié une fois créé)
  • email
  • mot de passe

Le nouvel adhérent procède au paiement. Puis s’affiche une page de confirmation de paiement et reçoit un mail de confirmation de paiement.

A ce moment le nouvel adhérent est connecté, il a un statut d’abonné dans wordpress. Son profil n’apparaît pas dans l’annuaire et il ne peut pas le modifier.

NB :

  • Pourquoi ne pas donner lui donner tout de suite le statut Adhérent (WP-Admin –> Réglages –> Rôle par défaut de tout nouvel utilisateur) ?
    • –> Pour vérifier que le membre a choisi / payé le niveau d’adhésion qui lui correspond
    • –> Pour inviter le nouvel adhérent à compléter son profil en se connectant à l’espace adhérent.
  • Ou bien le rôle Nouvel adhérent pour l’identifier plus rapidement ?
  • Qu’est-ce qui définit un Nouvel Adhérent ?  –> Primo adhésion !

Etape 2
L’asso reçoit le mail de confirmation de paiement de l’adhésion.  L’asso va devoir modifier le nouvel utilisateur dans wodpress.  Pour trouver le nouvel adhérent, l’asso peut utiliser le filtre Abonné ou bien faire une recherche sur l’identifiant / email reçu.

Démarches à effectuer :

  • Vérifier que le membre a choisi / payé le niveau d’adhésion qui lui correspond
  • Rôle (wordPress) : changer de Abonné à Adhérent
  • Déconnecter l’utilisateur
  • Rôle (Ultimate Member) : Choisir Adhérent
  • Enregistrer les modifications
  • inviter (manuellement par email ou bien essayer le hook um_after_user_role_is_updated) le nouvel adhérent à compléter son profil en se connectant à l’espace adhérent.

Etape 3
Le nouvel adhérent complète son profil en se connectant à l’espace adhérent.

Migration Adhérent

Depuis la console d’administration du site, l’asso créé un nouvel utilisateur avec les informations minimales :

  • identifiant (à partir du nom et du prénom par exemple ou bien le N° d’adhérent actuel si utile, ne peut plus être modifié une fois créé)
  • nom et prénom
  • email
  • mot de passe : généré automatiquement
  • Envoyer une notification à l’utilisateur : décocher la case
  • Rôle (wordPress) : changer de Abonné à Adhérent ou Adhérent suspendu ou Adhérent annulé sauf si c’est un administrateur (sinon une fois suspendu il pourra quand même accéder à son compte).
  • Rôle (Ultimate Member) : Choisir Adhérent ou Adhérent suspendu ou  Adhérent annulé
  • Enregistrer

Une fois le compte créé, le modifier :

  • Niveau d’adhésion :
    • Pour un adhérent à jour –> Niveau actuel : Choisir le niveau (ex : Membre actif – Ancien élève)
    • Pour un adhérent expiré (à relancer) –> Niveau actuel : Choisir le niveau (ex : Membre actif – Ancien élève)
  • Expire :
    • Pour un adhérent à jour –> Indiquer oui et indiquer le dernier jour de l’année de l’adhésion valide  (ex : 2019-12-31 pour les Adhérents 2019)
    • Pour un adhérent expiré (à relancer) –> Indiquer oui et indiquer le dernier jour de l’année de l’adhésion valide  (ex : 2018-12-31 pour les Adhérents 2018)
  • Date adhésion : indiquer la date du jour de la première adhésion  (ex : 1997-07-24)

Valider le compte utilisateur :

  • Afficher les utilisateurs en attente de validation
  • Sélectionner l’utilisateur en cochant la case en début de ligne
  • Dans le menu déroulant Action UM, choisir l’option Approuver l’adhésion
  • Cliquer sur Appliquer

l’asso (compte administrateur) peut compléter le profil de l’adhérent directement via le site en navigant dans l’annuaire qui affiche tous les membres (réservé aux administrateurs) et peut également recréer l’historique des paiements

Actualité du membre  l’admteur doit utiliser les identifiants du membre.


Le compte permet :

  • de connaître son statut relatif au paiement de la cotisation :  expiré ou niveau d’adhésion
  • Si adhérent suspendu : un message l’incite à renouveler l’adhésion par tous les moyens possibles (espèce, chèque, paiement en ligne)
  • de mettre à jour son profil
  • de soumettre une actualité, une petite annonce et un souvenir

Profil

Les liens / icônes des réseaux sociaux s’affichent automatiquement si les champs ont été renseignés.


Admin
Commandes : update user creation date


Newsletter

Combien de listes d’abonnés ?
DeliPress


Annuaire

Les membres expirés ?

Les membres suspendus ?

Les membres annulés ?


Profil

Infos perso :
Légende (photo) ?

Les prof font ils tous partie de l’annuaire ?
CPT prof –> select in shortcode ?

Possibilité donnée aux adhérents de modifier les articles qu’ils ont eux même posté ? Essayer ce plugin

Référencement / Backlink : redirection globale ou ciblée ?

Distinguer le compte et le profil.
Le compte ne contient plus rien, hormis l’identifiant (immodifiable).
Le profil contient toutes les autres informations (coordonnées, promo, prof,…).
Le rôle Adhérent suspendu empêche de modifier le profil, mais pas le compte. Il faut fermer l’accès au compte (read / update).
Le profil devient l’espace adhérent.

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